Algemene Voorwaarden – NeedlyBox

Laatst bijgewerkt: 29-09-2025

Welkom bij NeedlyBox. Door gebruik te maken van onze website, offertes, (proef)leveringen, abonnementsdiensten en/of door (i) het afsluiten van een abonnement, (ii) het accepteren van een offerte, (iii) het plaatsen van een bestelling, (iv) het voldoen van een (voorschot-)factuur en/of (v) het ondertekenen van een SEPA-incassomandaat, verklaart u zich automatisch akkoord met deze algemene voorwaarden.

Let op (disclaimer): Deze voorwaarden zijn opgesteld voor de Nederlandse markt. Dwingend consumentenrecht (o.a. Titel 5 Afdeling 2 Boek 6 BW / Wet koop op afstand) prevaleert. Voor volledige rechtszekerheid adviseren wij een (bedrijfs)jurist de definitieve tekst te laten toetsen op uw specifieke situatie.

1. Definities

• NeedlyBox / wij / ons: de handelsnaam van NeedlyBox Benelux, gevestigd te Aalsmeer, ingeschreven bij de KvK onder nummer 88521826 , btw-nummer NL004620117B10.

• Klant / u: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met NeedlyBox een overeenkomst aangaat (zowel consument als zakelijke afnemer/B2B).

• Website: www.needlybox.nl en alle subpagina’s.

• Abonnement: doorlopende overeenkomst waarbij producten periodiek worden geleverd tegen betaling.

• Producten: hygiëne- en verbruiksartikelen (o.a. toiletpapier, keukenrollen, afvalzakken, zeep(entreiniger)en, vaatwastabletten, doekjes, schoonmaakmiddelen, etc.).

• Levering: feitelijke overdracht van producten aan (of namens) de Klant.

• Schriftelijk: ook e-mail en het klantenportaal/een door ons opgegeven kanaal.

2. Toepasselijkheid en rangorde

2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, (proef)leveringen, abonnementen en overige overeenkomsten van NeedlyBox.
2.2. Afwijkingen zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
2.3. Algemene inkoop- of andere voorwaarden van Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2.4. Rangorde bij strijdigheid: (i) schriftelijke hoofd-overeenkomst of offerte/aanvaarding, (ii) deze algemene voorwaarden, (iii) overige documentatie.

3. Aanbod, offertes en totstandkoming

3.1. (Web)aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend en onder voorbehoud van type- en prijsfouten, leverancierswijzigingen en voorraadbeschikbaarheid.
3.2. Offertes zijn 14 dagen geldig, tenzij anders vermeld.
3.3. De overeenkomst komt tot stand door (i) schriftelijke aanvaarding (o.a. via website/e-mail), (ii) uitvoering/levering door NeedlyBox, of (iii) betaling van een factuur.
3.4. Voor B2B kan een ondertekening door een bevoegde vertegenwoordiger worden verlangd. Wij mogen identiteit, kredietwaardigheid en leveringsadres verifiëren.

4. Producten, acties en gelijkwaardig alternatief

4.1. Producten zijn originele merkproducten, ingekocht bij erkende leveranciers. Wij herverpakken niet en wijzigen de inhoud/verpakking niet; ons merk kan uitsluitend op de omdoos staan.
4.2. Afhankelijk van de voorraad kunnen merken/varianten/verpakkingen afwijken; de kwaliteit en functionaliteit zijn gelijkwaardig.
4.3. Tijdelijk niet beschikbaar: wij mogen een gelijkwaardig alternatief leveren. Wenst u dat niet, dan kunt u uitsluitend het betreffende product annuleren of een alternatief doorgeven. Reeds betaalde bedragen voor het geannuleerde product worden gerestitueerd. De rest van de bestelling blijft in stand, tenzij het product aantoonbaar essentieel was en dit vooraf schriftelijk als voorwaarde is vastgelegd.
4.4. Actie gratis dispenser (aangepaste regeling):
a) Maakt u gebruik van de actie (gratis dispenser bij de eerste bestelling) en zegt u het abonnement binnen 3 maanden na de eerste levering op, dan bent u verplicht de dispenser op eigen kosten en in onbeschadigde, herverkoopbare staat te retourneren.
b) Indien van toepassing verstrekken wij duidelijke retourinstructies en een retouradres; deze moeten strikt worden gevolgd.
c) Wordt de dispenser niet tijdig, niet conform instructies of niet in goede staat geretourneerd, dan brengen wij de volledige verkoopwaarde van de dispenser in rekening, vermeerderd met eventuele administratie- en incassokosten.
d) Indien u de dispenser behoudt en het abonnement langer dan 3 maanden voortzet, vervalt de verplichting tot retourneren en blijft de dispenser kosteloos in uw bezit.
e) Neemt u geen dispenser onder de actie, dan zijn er geen extra verplichtingen; de normale flexibele abonnementsvoorwaarden gelden zonder minimale looptijd.

5. Prijzen en belastingen

5.1. Tenzij anders vermeld: prijzen excl. btw voor B2B en incl. btw voor consumenten.
5.2. Prijzen kunnen wijzigen (o.a. inkoop/transport/grondstof). Bij substantiële verhogingen bij lopende abonnementen informeren wij u vooraf; u kunt dan beëindigen per eerstvolgende mogelijkheid.
5.3. Acties/kortingen gelden niet met terugwerkende kracht en zijn niet cumuleerbaar, tenzij uitdrukkelijk vermeld.

6. Bestellen, betaling en facturatie

6.1. Bestellen via website of schriftelijk.
6.2. Betaalmethoden: iDEAL en/of facturatie (B2B). Wij kunnen betaalmethoden per klantsegment beperken of wijzigen.
6.3. Bij abonnementen vindt automatische incasso en/of facturatie plaats volgens de overeengekomen frequentie (bijv. maandelijks), totdat opgezegd conform art. 8.
6.4. Bij automatische incasso tekent u een SEPA-mandaat. Ter verificatie vindt een eenmalige betaling van € 0,15 plaats. Zonder geldig mandaat kunnen wij incasseren/leveren opschorten.
6.5. Uitblijven van (succesvolle) betaling kan levering vertragen of opschorten.
6.6. B2B-betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Te late betaling: wettelijke (handels)rente en buitengerechtelijke incassokosten conform WIK-staffel; verdere leveringen kunnen worden opgeschort.
6.7. Consument-betalingstermijn: vooruit/bij/na bestelling (tenzij anders overeengekomen). Bij te late betaling: wettelijke rente en incassokosten conform wet.

7. Abonnement beheren en wijzigingen

7.1. (Indien beschikbaar) kunt u de boxinhoud, frequentie en bezorgmoment aanpassen, een maand overslaan, pauzeren of opzeggen via klantenservice of portaal.
7.2. Cut-off: wijzigingen uiterlijk 72 uur vóór de volgende geplande levering door ons ontvangen.
7.3. Pauzeren/overslaan heeft geen invloed op reeds verzonden leveringen/facturen.

8. Duur, beëindiging en opschorting

8.1. Abonnementen zijn, tenzij anders overeengekomen, doorlopend en maandelijks opzegbaar per einde van de lopende periode.
8.2. Voor acties met voorwaarden (art. 4.4) geldt: beëindiging binnen 3 maanden zonder correcte retournering leidt tot verschuldigdheid van de dispenserwaarde plus bijkomende kosten.
8.3. Partijen mogen (gedeeltelijk) ontbinden/opschorten bij wezenlijke tekortkoming na ingebrekestelling met redelijke termijn.
8.4. Wij mogen direct opschorten/ontbinden bij gegronde vrees voor wanbetaling, (aanvraag van) surseance/faillissement of onrechtmatig gebruik.
8.5. Beëindiging laat betalingsverplichtingen voor reeds geleverde/per periode verschuldigde prestaties onverlet.

9. Levering, risico-overgang en (her)bezorging

9.1. Tenzij anders aangegeven: levering binnen 1–3 werkdagen na abonnementsdatum/bestelbevestiging. Levering uitsluitend binnen Nederland, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
9.2. Track & Trace per e-mail.
9.3. Vertragingen door externe vervoerders (bijv. PostNL) vallen buiten onze risicosfeer; gevolgschade wordt niet vergoed.
9.4. Risico-overgang: consument—bij fysieke ontvangst door u/uw derde (niet vervoerder); B2B—bij afgifte aan vervoerder of terbeschikkingstelling bij afhaal.
9.5. Niet-aflevering door aan Klant te wijten omstandigheden (o.a. fout adres/afwezigheid) kan herbezorg-/opslagkosten meebrengen.
9.6. Deelleveringen toegestaan; elke deellevering kan afzonderlijk worden gefactureerd.

10. Eigendomsvoorbehoud

10.1. Goederen blijven eigendom van NeedlyBox tot volledige betaling (incl. rente en kosten).
10.2. Zolang geen volledige betaling: geen vervreemding/verpanding/rechten aan derden, behoudens normaal verbruik in de bedrijfsuitoefening.

11. Inspectie, klachten en conformiteit

11.1. Onverwijlde inspectie op zichtbare gebreken/aantallen na ontvangst.
11.2. Klachten: B2B—uiterlijk 48 uur na levering schriftelijk met foto’s en pakbonreferentie; Consument—binnen redelijke termijn (transportschade bij voorkeur binnen 48 uur).
11.3. Bij gegronde klacht: nalevering/vervanging/credit (naar redelijke keuze NeedlyBox).
11.4. Voor zover wettelijk toegestaan geen aansprakelijkheid voor verkeerd/onjuist gebruik en voor verlies/vernietiging na risico-overgang.

12. Retourneren en herroepingsrecht (consument)

12.1. 14 dagen bedenktijd vanaf ontvangst van de eerste levering van de eerste bestelling binnen een abonnement (opvolgleveringen geven doorgaans geen nieuw herroepingsrecht).
12.2. Uitzonderingen: (i) producten met verbroken hygiëne-/gezondheidsverzegeling; (ii) maatwerk/specifiek besteld; (iii) beperkte houdbaarheid bij verbroken verzegeling of niet-verkoopbare staat.
12.3. Retouren compleet, ongebruikt, onbeschadigd, bij voorkeur in originele verpakking.
12.4. Procedure: meld retour binnen termijn; wij verstrekken RMA/instructies. Retourkosten zijn voor de consument, tenzij onze fout (verkeerde levering/defect).
12.5. Terugbetaling: binnen 14 dagen na herroepingsmelding; wij mogen wachten tot ontvangst of bewijs van verzending.
12.6. B2B-retouren alleen na schriftelijke toestemming en onder voorwaarden (staat, verpakking, eventuele restocking-fee).

13. Garantie

13.1. Conform redelijke verwachtingen; fabrieksgaranties van toepassing waar van toepassing.
13.2. Garantie vervalt bij onoordeelkundig gebruik, opslag of onderhoud in strijd met instructies/etiket of gebruik na THT.

14. Aansprakelijkheid en vrijwaring

14.1. Aansprakelijkheid beperkt tot directe schade, max. factuurbedrag (excl. btw) van de betreffende levering.
14.2. Geen aansprakelijkheid voor indirecte schade (gevolgschade, gederfde winst/omzet, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie), tenzij opzet/bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding.
14.3. Geen aansprakelijkheid voor schade door: onjuist gebruik, niet opvolgen instructies/waarschuwingen, foutieve adres-/contactgegevens, of fouten/vertragingen van derden (vervoerder).
14.4. Consumentenrechten dwingend recht blijven onverlet.
14.5. Vrijwaring: Klant vrijwaart NeedlyBox voor aanspraken van derden i.v.m. gebruik/doorlevering door Klant, behoudens onze toerekenbare tekortkoming.

15. Overmacht (force majeure)

15.1. O.a.: toeleverings-/transportstoringen, pandemieën/epidemieën, overheidsmaatregelen, oorlog, stakingen, brand, stroom-/internetuitval, weersomstandigheden en overige buiten onze macht.
15.2. Verplichtingen worden opgeschort. Duurt dit >60 dagen, dan kan ieder der partijen ontbinden zonder schadeplicht.

16. Intellectueel eigendom

16.1. (Merk)namen, logo’s, teksten, foto’s, ontwerpen en overige content zijn eigendom van NeedlyBox/licentiegevers; gebruik uitsluitend met schriftelijke toestemming.
16.2. Niet toegestaan om (delen van) de website te kopiëren/framen/hergebruiken, behalve voor strikt persoonlijk gebruik.

17. Privacy & gegevensbescherming

17.1. Verwerking conform AVG (GDPR); zie Privacybeleid (doeleinden, grondslagen, bewaartermijnen, rechten, beveiliging).
17.2. B2B: wij zijn doorgaans verwerkingsverantwoordelijke. Indien wij als verwerker optreden, kan een verwerkersovereenkomst vereist zijn.

18. Communicatie en accounts

18.1. Communicatie via website, e-mail of portaal. E-mail geldt als ontvangen bij verzending, tenzij tegenbewijs.
18.2. U bent verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van accountgegevens en alle activiteiten onder uw account.

19. Wijzigingen diensten en voorwaarden

19.1. Wij mogen diensten/assortiment/prijzen wijzigen, met inachtneming van wet en redelijke belangen van Klant.
19.2. Wij mogen deze voorwaarden wijzigen; de meest recente versie staat op de website en geldt na publicatie of op de daarin genoemde datum. Bij aanzienlijke wijziging van abonnementsverplichtingen informeren wij vooraf; u mag dan per eerstvolgende mogelijkheid opzeggen.

20. Overdracht

20.1. Wij mogen rechten/verplichtingen overdragen aan een groepsmaatschappij of derde die de onderneming (gedeeltelijk) voortzet.
20.2. Klant mag rechten/verplichtingen slechts overdragen na voorafgaande schriftelijke toestemming.

21. Toepasselijk recht en forumkeuze

21.1. Nederlands recht is van toepassing.
21.2. B2B-geschillen: exclusief bevoegd de rechter te $plaats naar keuze, bijv. Amsterdam$.
21.3. Voor consumenten blijven regels m.b.t. relatieve bevoegdheid en consumentenbescherming onverkort gelden.

22. Klantenservice

Telefoon: 085 792 0010
E-mail: info@needlybox.nl
Postbus 9644 2003 LP Haarlem
Wij streven ernaar binnen 2 werkdagen te reageren.

Bijlage 1 – Modelformulier voor herroeping (consumenten)

(Dit formulier alleen invullen en terugzenden wanneer u de overeenkomst wilt herroepen.)
— Aan: NeedlyBox Benelux, $adres invullen$, info@needlybox.nl
— Ik/Wij () deel/delen () u hierbij mede dat ik/wij () onze overeenkomst betreffende de verkoop van de volgende producten ()/de levering van de volgende dienst () herroep(en):
— Besteld op ()/Ontvangen op ():
— Naam/Namen consument(en):
— Adres consument(en):
— Handtekening van consument(en) (alleen bij papieren formulier):
— Datum:
() Doorhalen wat niet van toepassing is.

Samenvatting product-disclaimer (informatief)

• Originele merkproducten, ingekocht bij erkende leveranciers.

• Wij herverpakken niet; ons merk staat uitsluitend op de omdoos.

• Merken/verpakkingen kunnen afwijken; kwaliteit en functionaliteit blijven gelijkwaardig.

• Bij onbeschikbaarheid kunnen wij een gelijkwaardig alternatief leveren; weigert u dat, dan kunt u het betreffende product annuleren of alternatief kiezen; betaalde bedragen worden verrekend/gerestitueerd.

Slotbepalingen

Indien een bepaling nietig/vernietigd is, blijven overige bepalingen van kracht; partijen zullen een nieuwe bepaling overeenkomen die doel en strekking benadert. De Nederlandstalige versie is leidend.
© NeedlyBox Benelux, 2025